Chargé du secrétariat des co-présidents et des conseillers communautaires de ce groupe

Fiche détaillée

Type de poste Chargé du secrétariat des co-présidents et des conseillers communautaires de ce groupe
Age
Région Bretagne
Diplôme BacBac +2

Description détaillée

Votre offre d’emploi
L’équipe des conseillers communautaires du groupe Nouvelles Perspectives de Rennes Métropole recherche un(e) assistant(e) des 29 élus

Date limite de candidature : mardi 10 juin 2014
Date prévue de recrutement : lundi 23 juin 2014
Contrat CDD de collaborateur d’élus

Descriptif de l’emploi :
Placé sous l’autorité du secrétaire général du groupe "Nouvelles Perspectives" de Rennes Métropole, vous êtes principalement en charge du secrétariat des co-présidents et des conseillers communautaires de ce groupe. Vous gérez ainsi leurs agendas et assurez l’accueil physique et téléphonique. Vous avez également un rôle d’interface avec les différents services de Rennes Métropole. Vous devrez assurer les comptes rendus des différentes instances et organiser le suivi administratif des dossiers métropolitains suivis par les conseillers communautaires du groupe.

Missions :
Gestion de l’agenda des élus :
-  Planification des agendas : gestion et suivi des rendez-vous avec la constitution des dossiers
-  Prendre les messages, les enregistrer et les communiquer
-  Rappeler les informations importantes
Accueil téléphonique et physique :
-  Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
-  Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les messages informatiques
Traitement du courrier et secrétariat :
-  Réception – Diffusion et tri du courrier
-  Rédaction et mise en forme du courrier
-  Assurer le suivi des dossiers de leur ouverture jusqu’à leur clôture
-  Mise en place et actualisation de tableau de suivi de données
-  Organiser le classement et l’archivage des dossiers
-  Commander les fournitures nécessaires au fonctionnement du groupe
Organisation et planification de réunions
-  Réserver les salles mises à disposition
-  Envoyer et suivre des convocations
-  Rédiger les ordres du jour, préparer les dossiers relatifs aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus

Profils demandés :
Dynamique, discret(e), réactif(ve), polyvalent(e), doté(e) d’une grande rigueur avec des capacités rédactionnelles et organisationnelles, vous êtes reconnu(e) pour vos qualités professionnelles et relationnelles.
Organisé(e), ponctuel(le), disponible et efficace, vous disposez d’une très bonne maîtrise du Français (orthographe et grammaire)
Maîtrise experte de l’outil informatique (Word, Excell, Power Point Outlook, publipostage, etc…)
Grande capacité d’organisation du temps, du travail et de la gestion des priorités
Une connaissance du fonctionnement des collectivités seraient très appréciée

Infos complémentaires :
Pour postuler à cette offre, merci d’envoyer votre candidature à l’adresse suivante :
Groupe Nouvelles Perspectives – M. Philippe NOURISSAT
4 avenue Henri Fréville – CS 20723 – 35207 Rennes Cedex
Téléphone : 02 23 62 13 62 – p.nourissat@ville-rennes.fr

Collectivité
Rennes Métropole - groupe Nouvelles Perspectives

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